Die Gemeinde Uerkheim hat lange daraufhin gearbeitet, die Abläufe auf der Kanzlei und von Gemeinderatssitzungen effizienter zu machen. Seit diesem Jahr arbeiten alle mit einer Software, die sie dabei unterstützt. Ein erstes Fazit.

Uerkheim hat knapp 1400 Einwohnerinnen und Einwohner, Tendenz steigend. Sie alle halten den Gemeinderat mit ihren verschiedensten Anliegen auf Trab. Anfang Jahr ist mit der kantonsweiten Übertragung der Schulpflegeaufgaben an den Gemeinderat noch ein Brocken Arbeit hinzugekommen. Um die vielen Arbeiten vereinfachter abwickeln zu können beantragte der Gemeinderat bereits an der Wintergmeind 2018 für IT-Erneuerungen in der Gemeindeverwaltung 125’000 Franken. Die Uerknerinnen und Uerkner bewilligten den Kredit und ebneten so den Weg für die Erneuerung der Hardware und ganz neue Arbeitsabläufe. Seit Jahresbeginn nun ist die Software zur elektronischen Geschäftsführung im Einsatz. Das gibt unter anderem auch für die Gemeinderäte eine Entlastung, denn sie können nun die Sitzungsgeschäfte digital zu Hause oder per App vorbereiten.

Arbeit ist weniger ortsgebunden
Immer mehr Gemeinden wechseln zur elektronischen Geschäftsführung. Nicht nur ist sie via Internet abrufbar und erspart so Milizpolitikern und -politikerinnen den Gang ins Gemeindehaus – sie ermöglicht auch vorgängige Prioritätensetzung für die Sitzung. Bei jedem Geschäft kann jeder einzelne Gemeinderat anklicken, ob er dazu eine Diskussion führen will oder den Segen dazu gibt. Wünscht niemand die Diskussion, gilt das Sitzungstraktandum schon vor Beginn als abgesegnet. All dies vereinfacht die Amtsausübung und spart auf längere Sicht Steuergelder.

Für Gemeindeschreiber Hans Stadler ist es wichtig, dass die Umsetzung bis zu seiner Pensionierung in rund einem Jahr abgeschlossen ist. Die stellvertretende Gemeindeschreiberin Larissa Schweizer nennt einen der wichtigsten erhofften Effekte: «Wenn der Zeitaufwand geringer wird, lassen sich auch einfacher Personen für ein Amt motivieren.»

Auch die Arbeit der Gemeindekanzlei habe sich mit der neuen Software verändert, sagt Larissa Schweizer. «Es kann bereits vor der Sitzung vermerkt werden, wenn ich zu einem Geschäft Abklärungen machen muss. So kann ich diese nun eher einholen und habe bis zur Sitzung vielleicht schon eine Antwort.» Auch die meisten Protokollauszüge werden zur Vereinfachung ohne Unterschrift verschickt, es sei denn, es geht um Verfügungen oder Auszüge mit Rechtsmittelbelehrungen.

Aus 15 Ordnern sollen 3 werden
Der Papierverbrauch reduziert sich von selber, wenn man während der Sitzung vor dem Laptop oder über dem Tablet sitzt und nicht mehr über einer Beige Papier. Auch braucht der Bauvorstehende nicht mehr einen Ordner mit Unterlagen für ein Treffen mit Bauherrn. Ausnahmen gibt es auch hier, etwa bei grossen Planunterlagen. Der Sozialvorsteher muss die Dokumente für die Sitzung mit dem Bereich Soziales auch nicht ausdrucken, denn alles ist abrufbar. Verträge werden noch physisch (und digital) abgelegt. «Wir haben momentan 15 Ordner mit Dokumenten, unser Ziel ist die Reduktion auf drei», sagt Larissa Schweizer.

Der nächste Schritt im Uerkner Gemeindehaus steht schon fest: Auch die Kreditorenrechnungen sollen nicht mehr physisch abgelegt, sondern digital erfasst werden. Die Gemeinderäte können diese dann auch digital von zu Hause aus visieren. Und das Ziel von nur drei Ordnern mit Papier ist schneller erreicht.

Elektronische Geschäftsverwaltung: Das ist der Stand in den «Landanzeiger-Gemeinden»

Aarau hat per 2017 die elektronische Geschäftsverwaltung eingeführt. Biberstein hat die Geschäftsverwaltung im Jahr 2020 umgestellt. Bottenwil plant die Einführung der elektronischen Geschäftsführung für 2022/2023. Buchs arbeiten seit 2019 mit der elektronischen Geschäftsführung. Densbüren gehörte 2012 zu den ersten Gemeinden im Aargau, die die elektronische Geschäftsverwaltung einführten. Erlinsbach hat die Umstellung auf die elektronische Geschäftsverwaltung im Budget 2022 und plant, sie auch noch in diesem Jahr einzuführen. In Gränichen wurden bereits 2013 erste Prozesse umgestellt und ab 2016 fortlaufend erweitert. Auf der Gemeindekanzlei Hirschthal wird seit 2019 mit einer elektronischen Geschäftsführung gearbeitet. Holziken plant die Einführung im Laufe dieses Jahres. Hunzenschwil hat bereits 2012 auf die elektronische Geschäftsführung umgestellt. Kölliken hat 2012 für erste Bereiche die elektronische Geschäftsführung eingeführt und über die Jahre stetig erweitert. In Küttigen arbeitet die gesamte Verwaltung seit 2020 mit der elektronischen Geschäftsführung. Kirchleerau hat das System 2021 umgestellt. Moosleerau plant die Einführung der elektronischen Geschäftsführung noch in diesem Jahr. Muhen plant die Einführung im Februar dieses Jahres. Oberentfelden hat wie die Stadt Aarau 2017 auf die elektronische Geschäftsführung umgestellt. Reitnau hat Ende 2020 zur elektronischen Geschäftsführung gewechselt. Safenwil arbeitet seit 2019 mit der elektronischen Geschäftsführung. In Schlossrued wird die Einführung per 30. Juni dieses Jahres geplant. Schmiedrued hat 2018 das einfache Dokumentenmanagementsystem eingeführt. Schöftland plant die Einführung Ende dieses Jahres oder spätestens per 1. Januar 2023. In Suhr wird seit Mitte 2020 mit der elektronischen Geschäftsführung gearbeitet. Staffelbach plant die Einführung im Laufe dieses Jahres. Teufenthal hat die elektronischen Geschäftsführung 2021 eingeführt. Uerkheim hat das System per 1. Januar 2022 umgestellt. In der Gemeinde Unterentfelden wird seit Anfang 2021 mit einem elektronischen Geschäftsverwaltungssystem gearbeitet. Wiliberg plant die Einführung der elektronischen Geschäftsführung für 2022/2023. RAN